Blogging in A Dampish Dark Place

I am a consumer. As yet I have no name. I’ve no idea where I was born. All I remember is that I was blogging in a dampish dark place.

Outlook(& Exchangeサーバ)で「Inbox Zero」を導入してみた話

「Inbox Zero」シリーズ第5弾。環境ごとにInbox Zeroの実現方法を紹介してみよう、ということで、今回はOutlookについて書きます。詳細は後述しますが、メールサーバの特性によって動作が異なるようなので、今回はExchangeの場合に限定します。

過去記事はこちら。

OutlookThunderbirdほどInbox Zero向きではない

(自身のOutlookへの習熟度を棚に上げて言いますと)残念ながら、OutlookThunderbirdほどInbox Zero向きにできていません。設計思想が異なると言って良いでしょう。とはいえ、カスタマイズする余地は色々とあるので、Inbox Zero的な利用方法を紹介していきます。

タグの代わりに「分類項目」を使う

過去に紹介したとおり、Gmailではラベル、Thunderbirdではタグを活用しました。対して、Outlookには「分類項目」という機能があります。ネストはできないので、Thunderbirdのタグとほぼ同じ機能と言えるでしょう。

この分類項目ですが、サーバがIMAPの場合、Exchangeサーバでないと利用できないようです。サーバ上のメールデータに情報を追加する形になるので、サーバ側の対応が必要になると推測されます。(もっとも、Thunderbirdを使う限りはサーバの影響でタグが使えなくなるということは無かったので、本当にOutlookだけにこのような制約があるのかは、検証の余地があるかと思います。メールサーバは一般ユーザが操作できないのが通常なので、今回はこの検証は省略します)

分類項目の名称は変更できるので、Thunderbirdの時と同じようにリネームします。詳細は過去記事を参照ください。

クイック操作でアーカイブする

OutlookにはThunderbirdGmailの「アーカイブ」に相当する操作が用意されていません。手動で指定のフォルダに移動させる必要があります。

毎回メールを選択してドラッグするのも面倒ですので、メールの移動をクイック操作に登録してしまいましょう。あらかじめ移動先のフォルダを用意しておくことを忘れずに。

検索フォルダに関してはThunderbird/Gmailと同様に用意されているので、受信トレイとアーカイブフォルダを対象にすれば、アクション待ちのメールを一覧することができます。また、検索フォルダのプロパティで、メール件数を表示させるオプションを選べば、フォルダツリーのペインに件数が表示され便利です。

自分宛にBCC

さて、過去の記事でも、BCCに自分のアドレスを登録することをオススメしてきましたが、Outlookの場合はちょっと工夫が必要です。Thunderbirdと異なり、そのような設定項目が存在しません。

やり方としては2通りあって、マクロをくむ方法と、クイック操作にBCCオプションを加える方法です。私はマクロに明るくないので、後者を採用しています。(世の中にはマクロを使っている方もいるので、興味のあるかたはググってみてください)

新規作成、返信、全員に返信、転送の4操作について、全てBCC指定のクイック操作を作成しましょう。デフォルトで用意されているクイック操作は削除しても問題ありません。

各アクションを全てクイック操作で行わなければならないため、初めは少々窮屈ですが、慣れるのは難しくないのではないかと思います。


お試しあれ。

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