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Blogging in A Dampish Dark Place

I am a consumer. As yet I have no name. I’ve no idea where I was born. All I remember is that I was blogging in a dampish dark place.

「Inbox Zero」のそもそもの話

その他

昨日、メール管理術「Inbox Zero」を紹介しました(メール処理術「Inbox Zero」の実現方法について - Blogging in A Dampish Dark Place)が、そもそもどういうプロセスで処理する方法なのか、という点については他サイトの記事を紹介するにとどめていました。

しかし思い直して調べてみると、人それぞれ少しずつ手順が異なるようです。

という訳で、今回は自分なりのInbox Zero実践方法を紹介したいと思います。

目指すは空の受信箱

Inbox Zeroの名の通り、受信箱を空に保つことを目指します。メールを受信したら、そのメールに対してどのような対応をするかを決め、さくさくと受信箱から移動していきます。ここではメーラにラベル(タグ)機能と検索フォルダ機能があるものとして、話を進めます。

捨ててもよいメールの場合

メールボックスの容量は有限なので、捨ててもよいメールは削除してしまします。ゴミ箱に移動してもよいでしょう。

返信が必要なメールの場合

さらに2つに場合わけして考えます。

返信するのにタスクをこなす必要がある場合

何か依頼をされるメールなどが該当します。ToDoリストにタスクを加えたのち、「Action」などとラベル付けをして、アーカイブします。アーカイブ先を1つにするか複数にするかは、人によって好みが分かれるところでしょう。私の場合は、「アーカイブ」というフォルダを1つだけ用意し、後は検索(または検索フォルダ)でなんとかします。

返信するのにタスクをこなす必要がない場合

「Respond」などとラベルをつけてアーカイブします。1〜2分で返事を書ける場合は、ラベルをつけるまでもなくその場で返信して、アーカイブします。

転送が必要なメールの場合

「Forward」などとラベルをつけてアーカイブします。返信メールと同様、即座に文章を書ける場合は、その場で転送してもいいでしょう。

ラベルしたメールの処理

上記のように処理をすると、ラベリングされたメールがアーカイブフォルダに保存されることになります。「Action」「Respond」「Forward」の3種類です。検索フォルダを使えば、それぞれ一覧にすることがます。

「Respond」や「Forward」を処理するタイミングは、各人で好みがあるでしょう。私はある程度集中して文章を書きたいので、メールチェック時に一気に全部処理するようにしています。

「Action」はタスクの完了次第、返信します。

例外

受信箱を空にするInbox Zeroですが、私は例外を設けています。送信メールのBCCに自分のアドレスを指定することで、送信メールも受信箱を経由するようにしておき、「相手からの返信待ち」のメールは受信箱に残すようにしています。未処理のメールと区別が付くように「WaitFor」などとラベリングします。

Inbox Zeroとは別のテクニックですが、本来空であるべき受信箱にあえて残しておくことで、返事の受け取り忘れを防ぐことができます。また、注目する箇所を一点に絞る効果もあります。

最後に

今回はラベル機能を前提に書きましたが、Inbox Zeroはフォルダ分けやフラグを使っても実現できます。受信箱がすっきりしていると頭もクリアになるので、興味のある方は導入してみてはいかがでしょうか。

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